一场线下活动的前期筹备和过程管理

2020-11-30 14:39:02 阅读（200） 评论（0）

一、协调自我修养，或活动的具体负责人、总执行人，主要职责是组织协调、监督管理和指导工作。组织成立活动项目组，连接公司各部门同事和领导，分配活动任务，监督各项任务的实施，管理内外人员和材料。指导工作是对整体沟通能力和技能的极大考验。注意整体身份只是为活动项目组服务，并不意味着调整公司组织结构的工作职能。另外，统筹规划切忌让自己陷入特定的工作任务。第二，在收到活动筹备任务时，应及时与任务发布人确认活动主题，讨论活动流程。根据主题和流程，做好前期准备任务安排表和活动预算表并审核通过。只有获得本次活动的人事权和财政权，我们才能大力工作，快速工作，放手。前期筹备任务安排表主要包括成立筹备委员会。统筹组长必须由公司领导或直接老板/总经理负责，统筹组员可负责执行。前期筹备小组一般包括现场租赁、设备采购、材料设计制作、活动推广注册、邀请接待嘉宾、主持人候选人和撰写主持人稿件、邀请演讲者、确认演讲主题和PPT、邀请新闻媒体渠道、撰写官方新闻稿和帖子。活动预算表主要包括各项任务所需的费用。在此过程中，涉及第三方提供服务的人应确定合作细节。也就是说，甲方需要做什么，乙方可以提供什么，价格，时间节点和注意事项。前期准备要注意:做好与会人员的估计，与会人员数量直接关系到场地和支出。如有增减，记得做好调整。选定的场地，尽量实地考察测量，获得各地所需材料设计的尺寸，以便整个活动宣传材料、座位摆放。活动过程的变化是一种非常正常的现象，需要更多的讨论、更多的沟通、更多的会议和集体决策。设计材料、主持稿与活动流程紧密相连，注意及时修改变化。新闻稿可以根据主题、流程和主持人的内容提前准备，然后根据实际活动内容进行微调和图片匹配，以确保新闻稿及时发布，最好在活动结束时发布，一般不过夜，最迟第二天。与活动会议相关的图片、文字、背景音乐、宣传视频等创意主观感受内容，请让相关创作者向上级领导或老板请示、报告、修改，协调人员不得盲目决定。三、过程管理一般活动前三天进入马力全开状态，此时各项筹备工作基本完成。确定了活动的主题和流程，确认了与会者和嘉宾的名单，宣传视频，暖场，上下音乐，PPT、主持稿等已收集准备好，各种物资陆续到齐。此时，做好并发布活动时间表、人员分配安排表和材料清单，召开全体员工动员会议，调动大家的积极性，统一工作目标，分配任务，解释工作要求，指导工作细节。活动时间表主要包括活动内容流程、开始和结束时间、演讲者/负责人（细化至分钟），标明相关人员在活动中上下台和背景音乐，以及屏幕背后的主要背景。注意各种内容的注意事项，如控场注意时间等。人员分配和安排表应包括工作组、组长和组员的主要职责。工作组一般包括：主持人、应急安全小组、礼仪接待小组、音频和PPT播放小组、照明设备小组、财务材料物流小组、新闻宣传小组、现场摄影小组等。明确各组的工作任务，具体执行人和组长负责制。材料清单主要包括各种材料的名称、数量、单位、尺寸/用途和负责人。活动前注意清点是否全部到位。记得整理并存放活动后可重复使用的材料。更新预算表中相应项目的实际支出。过程管理需要注意：全面注意工作任务的分配，确认各项任务的执行人和责任人，确保每个工作人员都知道自己应该做什么，如何做，检查工作内容，监督管理工作结果。及时协调各小组解决问题，随时为紧急情况做好消防准备，及时向上报告工作错误，找到补救办法。你认为领导可以解决或无关紧要的大事，但你认为小错误或隐藏的小细节可能会浪费整个活动。活动前一天晚上是决战阶段，你会发现总有无穷无尽的细节。加班是肯定的，但你不能熬夜，不要熬夜，不要熬夜，头发，身体是你自己的，健康可以打持久战。一项高质量、优秀的活动体现在各种细节上：主背景色彩不协调，主题不对是活动风格；各种展示设计材料错误，缺陷否定团队努力；上下台音效、活动背景音乐、PPT、宣传视频播放的不同步抹黑是团队的工作能力。这些细节没有他，只有用心，多练习，多思考。一个完整的活动也应该在活动结束后完美清理，材料应该整理和储存在仓库里。回顾和总结活动，表扬活动中表现突出的人和事，回顾活动中的错误，改善活动中的不足，弥补活动中的错误，计算活动中的各种数据，判断是否达到活动的目的。统筹规划必须记得组织参加活动复审总结会，人们可以避免在现场携带锅，少被扔锅，否则嘿嘿嘿嘿~多年的坑经验，努力分享~

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