大型活动全步骤复盘

以下内容为新榜市场总监李铁男活动线下沙龙「千人峰会的品牌和运营」整理现场分享内容，可能会有一些口语表达。作为一个长期主义者，每一项活动都要想办法把整个观众体验、嘉宾体验、合作伙伴体验做到极致。在不断积累声誉的过程中，然后整个行业将形成一定的认知，然后通过不断输出活动，不断与这群人通过活动链接，慢慢积累势能，势能积累后，声誉、品牌会慢慢上升。长期主义 价值输出 时间复利，你会解锁一种刺激和快乐。活动过程主要分为六个步骤！市场调研-活动立项-活动筹备-推广&招聘-活动执行-活动复盘。1、活动框架1。活动的目的是做活动前最重要的问题。我为什么要做这个活动？增强影响力，强化品牌。政策发布，如今日头条生机大会、快手光合大会等。会议营销、会议营销公司，由于频率高，一般有标准化的会议流程，筛选参与者，对会议信息密度没有严格要求，但强调氛围调动、跟单机制、结果转化、KPI指标，重点推广产品和服务。2.市场调研相对简单。既然你做了这个行业的活动，你一定会接触到这个行业的一些人，你可以通过面对面聊天、在线聊天、问卷调查、咨询行业资深人士或看同行业的竞争产品活动，基本上可以解决你的困惑，你可能会得出结论。接下来，你可以验证此时整体活动的方向，可以按照你的计划推进。3.确定边界，了解为什么要做这个活动。基本上，我心里有一个大致的地图。3.确定边界，了解为什么要做这个活动。基本上，我心里有一个大致的地图。从现在开始，向后推，这个活动的准备周期需要多长时间，比如30天，从现在开始，向后推30天，看看是放在周中还是周末，是做半天还是全天。谁说活动类型？谁来听？这个活动的目的是什么？基本上，有一个一般模糊的肖像。在这个时候，它没有准确地与个人联系，但它知道它可能有什么样的标签和通过什么样的渠道可以接触到它。边界也很重要！它画了一些方向，知道什么可以用，什么不能用。①预算不同，整个边界完全不同。也许是因为预算有限，有些场地不会考虑，有些建筑方案不会考虑，有些老师不会考虑。②人数与预算也密切相关，做500人的活动，1000人的活动，100人的活动，完全不同。③时间基本上决定了客人的数量。每个人都热衷于做下午的活动，相对简单，从下午2点到5点，3小时180分钟，如果客人25分钟，总共150分钟，剩下的30分钟可以设置一个圆桌论坛，基本上是6分钟 1环节设置，中间控制场不需要那么严格，根据嘉宾数量、时间等因素灵活调整。④场地，2019年相对特殊，7月至10月不能举办许多大型活动，加上今年春节早，1月25日，许多大型活动压力到年底，加上许多年会也在这个时候，会增加整个酒店的成本，前几年可能提前两个月去酒店，今年必须提前两个月三个月甚至更长时间！其实北京能容纳千人，交通便利的人并不多，可能是西方便宜，南方便宜，北方和东方便宜。场地要考虑的因素有:价格、面积、容纳人数、层高(灯下)、交通便利、行动路线、光线、柱、配套设施（住宿、餐饮等）。通过以上分析，做什么样的活动，所以一般框架出来，首先定义整个边界，然后细化，内部有一个沟通过程，一开始不可能非常准确。第二，活动ing1。确认主题第一，不要引起歧义，确保信息能够准确传达。二是突出活动价值，给用户带来价值，增加吸引力。第三，尽量结合当前热点增加曝光率。对于行业内的活动，一般只写嘉宾的标题，因为这个行业大家都知道他是谁，所以不用说这个嘉宾在活动板上做了什么。但需要注意的是，跨行业的活动需要写嘉宾的介绍，因为观众来自不同的行业或各个方面。通过介绍嘉宾来判断嘉宾可能会说什么，以确认活动是否适合自己。2.时间场地一般是一个大场地，一个小场地，这里的大场地是指哪个城市，小场地是特定的地方，比如确定12月底在北京做活动，北京是一个大场地，大场地可以滞后什么时候？如果有很多外国客人参加，他们会提前预订机票，提前半个月或20天确认场地死亡；如果活动本身来自北京的人，他们会在活动开始前一周发送大量信息。一般来说，周末比工作日好，周六比周日好。但也要考虑活动的规模和影响力，不要放在周一，周一经常会议更多，很难离开。下午比早上好：尽量不要在早上做活动，下午的活动通过开放时间稍微延迟，结束时间稍微延迟，如1：30到下午6点，可以容纳更多的客人和信息内容，所以效率更高，相对节省成本。此外，网站移动线在大型活动中非常重要。我们应该从“小白”用户的角度出发。我们不应该认为这是理所当然的。我们应该考虑人们的流行方向、路线、拥堵节点、展位间距和方向，避免“荒芜的展位”（人们不能流动过去的展位）。场地最好是“后进式”。屏幕和入口不在同一侧。不要从前门进入，以免观众通过并挡住视线。提前设置隔离栏，以免分散注意力。一般来说，在做了更多的活动后，基本上看看这个场地，整个施工计划，你知道在哪里放签到台，在哪里放入场，在哪里放屏幕，在哪里放下台，在哪里放控制台，基本上相当清楚。3.确定关键通信节点。如果1月份举办500人活动，向前推，首先确认活动是免费还是收费，因为免费和收费的到场率不同，应根据到场率计算，需要注册多少人，现场有多少人。根据目前手头的资源，倒推。比如活动推一次可以报60人，需要推五次。推五次的节点可能一周推两次，也可能一周推一次。一周推两次，可以用不同的渠道，用微信官方账号推一次，用海报推一次，这样传播节点基本就出来了。然后根据整个行业的一些重大事件，比如双11或者其他节点，可以预测一些节点，而不是抢流量，错开这些节点。材料是活动对外宣传材料，如海报、主视觉或嘉宾背景，类似于一些传播材料。这些材料有利于招募或宣传。4.作为活动负责人，信息入口的问题应该在一开始就设定主题、框架、基调和边界。在外部合作中，我最害怕几个人同时遇到一件事。一般来说，我们会在小组中制定一个规则：公司指定一个总负责人，他不仅是内部信息汇总的节点，也是外部信息的出口，以确保公司内的所有信息入口和流出，同时同步到小组和协作工具，以避免信息差异。一个活动需要团队合作，每个人都要具体负责哪一块，一般要形成文字，同步给每个合作伙伴。总之，士兵分几条路，各司其职。5.信息的协调和传递尤为重要，尤其是合作活动，如多方主办和政府指导。这种活动非常困难。建议一般活动不要超过三个联合组织者。如果超过三个，就意味着会特别麻烦，因为每个人对活动的认知和需求都不一样。此外，许多细节需要与多方确认，这需要在沟通过程中消耗大量精力。合作活动，尽量简化，在活动开始时，明确划分双方的职责，什么，你有决定权，什么，我只是通知你，其他事情我完全处理，否则会有分歧，会涉及大量的时间和精力来处理这件事，这是外部的。内部也是同样的逻辑，如客人，特别是会议，客人总数超过30人，客人对接这可能是5到6人，客人根据部分划分，每个人对接几个客人，在对接客人的过程中，遵循“一路到底”的原则，从一开始到最好，从最初的邀请到最后的现场接待整个过程由一个人对接。有些客人不能亲自对接，一般由品牌负责人或助理对接，这将涉及信息的传递和协调。使用一些工具来防止信息在传输过程中的衰减，如石墨文档、有道云笔记等，可根据公司内部情况选择具体使用。3、嘉宾相关1。邀请清单活动主题确定后，每个人都会一起召开脑爆会议，然后说你认为谁是嘉宾。每个人都写在黑板上。写完后，用排除法，先加法，再减法，然后排除所有不合适的客人。例如，我推荐这位客人。为什么我推荐这位客人？这位嘉宾哪一块好？今年做了什么，哪一块应该说得很好。嘉宾模式有两种，一种是做得好，一种是说得好。如果你做得好，你应该有实践经验，因为在实际过程中做过和没做过是不同的。如果你这样做了，你可以说出一些重要的细节，但它可能会被别人忽视。这样，你就会对行业内的人有一种收获感，即所谓的干货。有些客人，虽然没有做过，但一直在行业内深入观察，表达能力特别好，光环和节奏感特别好，在舞台上特别好，但这样的人很少。有些人做得很好，但在舞台上紧张，不完整或不好，不能表达，这类客人，建议你不要邀请，因为他可能做得很好，但在舞台上不能说，事实上，观众没有收获，现场的感觉会更尴尬。客人也可以简单地分为干货客人和流量客人，两者兼而有之。此时，你赚了很多钱。在后期的环节设置中，要注意组合搭配，避免一边倒。2.嘉宾邀请要说清楚这些事情:在哪里做一个大规模的活动，需要多长时间？来参加的嘉宾有哪些？什么是同台嘉宾？从嘉宾的角度来看，这项活动对他或他所在公司有什么价值？在邀请的过程中，一定要把这些东西表达清楚，做成PPT，做文字，传递给对方。有些活动在早期邀请客人，会写很多特别大的客人，但最终不能来，因为观众体验特别糟糕，尤其是票活动，观众可能会买票，是1到2个客人，想听他说话，最后会发现两个人想听，现场特别尴尬，后续会因为这些会产生退款，或其他不必要的麻烦，所以请务必在显著的位置表明邀请。3.嘉宾信息收集邀请嘉宾通常需要嘉宾的介绍，title、照片，成功案例，Demo。关于嘉宾的Demo。很多嘉宾可能无法提供Demo，但如果是干货收费活动，尤其是异地嘉宾，一般会要求他提供Demo，提前讨论一个话题，录制10分钟视频。通过视频，我们可以看到客人的形象、光环、表达习惯、逻辑框架、语言节奏等，有一些全面的理解，有助于以后的判断。4.嘉宾PPT①时间：客人的PPT，截止日期必须敲死。一定要把截止日期往前推，根据行业经验，总有1-2位嘉宾的PPT迟到了，为以后的调整留下了空间。②版本：记得编号，养成好习惯，避免错误版本。过渡版必须删除，因为一些控制台会把原来的旧版本，一般到这个时间节点客人改变不多，但有些客人的心理质量不好，一旦发现ppt错了，会直接在舞台上，或公开问题，“ppt错了，组织者可以改变我”，这次会非常尴尬。③体积：PPT尽可能小，防止死亡，如果有视频，记得取出视频，单独存储，在活动中，注意提前与客人达成信号，如果操作错误，直接在舞台上发送信号“请工作人员帮我播放视频”，不影响整个会议过程，整个观众，体验是无害的。④内容：必须有干货，方法论，特别是可以重复使用，可以迁移，如一些数据、行业前沿分析和前景、个人固有的成功经验总结和升华，过去的一些弯路和坑非常重要，但会被别人忽略。⑤金句:这些都叫金句，也叫拍照点，也就是为什么有些人在一定程度上谈到一定程度的情况下，忍不住拿出手机拍照，可能是情感共鸣，可能是信息含量大，短时间内难以消化，或者是非常哲理的人生格言非常适合发朋友圈，或者是一种思维模式，很多人会拍照留存，从而形成二次传播。5.演讲时间有些客人参加会议经验较少，之前明确约定了20分钟的演讲时间，也确定了演讲主题和大纲，但他扔了60页PPT，此时需要互相沟通，问题在哪里，PPT逻辑框架，大大删除，这一步控制时间，此外，在现场实施中，还有倒计时屏幕、倒计时卡、背景音乐等信号提醒客人注意时间，控制活动节奏。6.客人接待客人的机票、酒店、接送机、住宿、用餐、短信通知、参与通知、接待和客人礼物。事实上，这些东西非常详细。不要一个接一个地通知细节。我们应该学会“凑合”。我们通常给客人两份文件。第一份文件主要用于早期对接，客人需要提交什么信息和演示，客人需要做什么，确认演讲主题和大纲，以及提交PPT等。第二份文件主要是后期客人的机酒、接送机、酒店入住、用餐、排练、就座位置